Hilfe & Dokumentation

Übersicht

train4safety ist eine digitale Unterweisungsplattform für Arbeitssicherheit. Unterweisungen werden als interaktive Module angeboten, die Mitarbeiter selbstständig und ortsunabhängig absolvieren können. Am Ende jeder Unterweisung steht eine nachweisbare Bestätigung oder ein Zertifikat.

Die Plattform unterscheidet zwei Hauptrollen:

• Mitarbeiter – Absolvieren zugewiesene Unterweisungen, laden Zertifikate herunter, bestätigen Dokumente.
• Administrator – Erstellen Inhalte, verwalten Benutzer, weisen Unterweisungen zu und werten Ergebnisse aus.

Login & Registrierung

Anmelden

Passwort vergessen

Einladungslink (Erstanmeldung)

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie eingeladen hat, erhalten Sie eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink. Klicken Sie auf den Link und vergeben Sie ein eigenes Passwort, um Ihr Konto zu aktivieren.

Profil & Sprache

Klicken Sie in der Navigationsleiste oben rechts auf Ihren Namen → Profil.

• Name & E-Mail – Können bearbeitet werden (falls vom Admin erlaubt).
• Passwort ändern – Geben Sie aktuelles und neues Passwort ein.
• Sprache – Wählen Sie Ihre bevorzugte Anzeigesprache (Flagge-Symbol oben rechts).

Mitarbeiter Dashboard

Nach dem Login gelangen Sie direkt zu Ihrem persönlichen Dashboard. Hier sehen Sie auf einen Blick:

• Offene Unterweisungen – noch nicht begonnen oder nicht abgeschlossen.
• Fälligkeiten – Unterweisungen mit einem Abgabedatum.
• Zuletzt abgeschlossene – bereits erfolgreich absolvierte Module.
• News – aktuelle Mitteilungen Ihres Unternehmens (wenn vorhanden).

Meine Unterweisungen

Unter Meine Unterweisungen (Navigation oben → Module) finden Sie alle Ihnen zugewiesenen Unterweisungen in einer Liste.

Status-Übersicht

• Ausstehend – Noch nicht gestartet.
• In Bearbeitung – Gestartet, aber noch nicht abgeschlossen.
• Bestanden – Erfolgreich abgeschlossen.
• Nicht bestanden – Quiz nicht bestanden (je nach Einstellung erneut versuchbar).
• Überfällig – Das Fälligkeitsdatum wurde überschritten.

Unterweisung absolvieren

Klicken Sie auf den Titel einer Unterweisung, um sie zu öffnen. Die Inhalte werden Schritt für Schritt angezeigt.

Navigation im Modul

Blocktypen

• Text / HTML – Formatierter Fließtext mit Überschriften, Listen, Tabellen und Bildern.
• Bild – Vollbild-Darstellung eines Fotos oder einer Grafik.
• Video – Eingebettetes Video (YouTube/Vimeo oder direkter Upload); kann auf Pause gesetzt werden.
• PDF – PDF-Dokument direkt im Browser, mit Scrollmöglichkeit durch alle Seiten.
• Link – Externer Link öffnet in neuem Tab.

Quiz

Nach Abschluss aller Inhaltsblöcke eines Moduls (sofern ein Quiz hinterlegt ist) werden Ihnen Fragen gestellt, die das Gelernte prüfen.

• Es gibt Einfachauswahl (genau eine richtige Antwort) und Mehrfachauswahl (mehrere richtige Antworten).
• Die Bestehensgrenze (z. B. 80 %) ist vom Administrator festgelegt.
• Klicken Sie nach der Beantwortung aller Fragen auf Abschicken.
• Das Ergebnis wird sofort angezeigt – mit den richtigen Antworten und einer Erklärung.
• Falls Sie nicht bestehen: Ob ein erneuter Versuch möglich ist, hängt von der Konfiguration ab.

Zertifikate

Nach erfolgreichem Abschluss einer Unterweisung wird automatisch ein Zertifikat ausgestellt.

Zertifikat verifizieren (öffentlich)

Jeder kann unter https://train4safety.de/verify die Echtheit eines Zertifikats anhand der ID prüfen – auch ohne Anmeldung.

Meine Dokumente

Unter Dokumente (Navigation oben) finden Sie Betriebsanweisungen, SOPs und andere Unterlagen, die Ihr Unternehmen Ihnen zur Kenntnisnahme zugewiesen hat.

• Dokumente können direkt im Browser betrachtet werden.
• Klicken Sie auf „Gelesen & bestätigt", um die Kenntnisnahme rechtssicher zu dokumentieren.
• Bereits bestätigte Dokumente sind mit einem grünen Haken markiert.

Administrator Dashboard & Kennzahlen

Das Admin-Dashboard bietet eine kompakte Übersicht über den aktuellen Stand:

• Abschlussquote – Wie viel Prozent der zugewiesenen Unterweisungen wurden abgeschlossen.
• Offene Zuweisungen – Anzahl noch ausstehender oder überfälliger Unterweisungen.
• Aktive Benutzer – Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
• Letzte Abschlüsse – Chronologische Liste der zuletzt abgeschlossenen Unterweisungen.

Benutzerverwaltung

Navigation: Administration → Benutzer

Neuen Benutzer anlegen

Benutzer bearbeiten / löschen

In der Benutzerliste klicken Sie auf den Namen → Bearbeiten. Dort können Sie alle Felder ändern, das Passwort zurücksetzen oder den Benutzer deaktivieren.

Passwort zurücksetzen

Öffnen Sie den Benutzer → Klicken Sie auf Passwort-Reset senden. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem neuen Reset-Link.

Rollen im Überblick

Module erstellen

Navigation: Administration → Module

Ein Modul ist eine einzelne Schulungseinheit (z. B. „Brandschutz Grundlagen"). Es besteht aus Inhaltsblöcken und einem optionalen Quiz.

Neues Modul anlegen

Inhalte bearbeiten

Öffnen Sie das Modul → Klicken Sie auf Inhalt bearbeiten.

• Blöcke hinzufügen – Klicken Sie auf + Block hinzufügen und wählen Sie den Blocktyp: Text (HTML), Bild, Video, PDF oder Link.
• Text-Block – Öffnet den WYSIWYG-Editor (CKEditor). Hier können Sie Text formatieren, Bilder einbetten, Tabellen einfügen etc.
• Reihenfolge ändern – Blöcke können per Drag & Drop umsortiert werden (= handle links).
• Block löschen – Klicken Sie auf das Icon rechts am Block.

Vorschau

Klicken Sie im Modul auf Vorschau, um die Mitarbeiteransicht zu simulieren – inklusive Schritt-Navigation, ohne dass eine Bestätigung gespeichert wird.

Modul veröffentlichen

Erst nach dem Klick auf Veröffentlichen ist das Modul für Unterweisungen verwendbar. Ein veröffentlichtes Modul kann jederzeit wieder zurückgezogen werden.

Versionen

Unter Neue Version erstellen können Sie eine Überarbeitung eines bestehenden Moduls anlegen. Ältere Versionen bleiben für bereits bestehende Zertifikate referenziert.

Quiz erstellen

Öffnen Sie ein Modul → Tab Quiz.

Unterweisungen

Navigation: Administration → Unterweisungen

Eine Unterweisung ist eine Zusammenstellung mehrerer Module in einer festgelegten Reihenfolge (ähnlich einem Kurs).

Unterweisung anlegen

Zuweisungen

Navigation: Administration → Zuweisungen

Über Zuweisungen legen Sie fest, welche Mitarbeiter eine bestimmte Unterweisung absolvieren müssen.

Berichte & Export

Navigation: Administration → Berichte

Im Berichts-Dashboard sehen Sie filterbare Auswertungen über alle Unterweisungen und Benutzer.

• Filter – nach Zeitraum, Abteilung, Standort, Modul und Status.
• CSV-Export – Alle gefilterten Daten als tabellarische CSV-Datei (für Excel).
• PDF-Export – Kompakte Zusammenfassung als druckbares PDF.
• Prüfungsprotokoll (Administration → Prüfungsprotokoll) – Vollständige chronologische Liste aller Abschlüsse.
• Audit-Log (Administration → Audit-Log) – Protokoll aller administrativen Aktionen (Benutzer angelegt, Modul veröffentlicht etc.).

Zertifikate verwalten

Navigation: Administration → Zertifikate

• Übersicht aller ausgestellten Zertifikate mit Mitarbeiter, Modul, Datum und Status.
• Widerrufen – Setzt ein Zertifikat auf ungültig (erscheint dann als widerrufen bei der Verifikation).
• Download – Zertifikat als PDF herunterladen (für Archivierung).
• FTP-Export – Sendet das Zertifikat an einen konfigurierten FTP-Server.

Organisation verwalten

Navigation: Administration → Organisation

Hier strukturieren Sie Ihr Unternehmen für eine gezielte Zuweisung von Unterweisungen:

• Standorte – z. B. „Berlin", „München", „Werk Nord".
• Abteilungen – z. B. „Produktion", „Logistik", „Verwaltung".
• Rollen – Interne Benutzerrollen (freie Bezeichnungen wie „Schichtleiter", „Azubi").
• Kunden / Firmen (Administration → Kunden) – Falls Sie mehrere Firmen auf einer Plattform verwalten.

Präsenzschulungen

Navigation: Administration → Präsenzschulungen

Für Schulungen, die physisch stattfinden (z. B. Erste-Hilfe-Kurs), können Sie Präsenzschulungs-Einträge anlegen:

Dokumente (SOPs)

Navigation: Administration → Dokumente

Laden Sie Betriebsanweisungen, SOPs oder andere PDFs hoch, die Mitarbeiter zur Kenntnis nehmen müssen:

Einstellungen & Branding

Navigation: Administration → Einstellungen

Allgemein

• Firmenname – Wird in Zertifikaten und E-Mails verwendet.
• Logo hochladen – Erscheint in der Navigationsleiste (empfohlene Größe: 200 × 50 px, PNG/SVG).
• Primärfarbe – Hauptfarbe der Benutzeroberfläche (Buttons, Akzente). Hex-Farbcode, z. B. #8cbf44.
• Textfarbe auf Primärfarbe – Kontrastfarbe (meistens weiß #ffffff).
• Footer-Text – Kurzer Text im Footer (z. B. Firmenkontakt, Rechtliches).

E-Mail / SMTP

Unter Einstellungen → SMTP konfigurieren Sie den ausgehenden Mailserver. Verwenden Sie Test-E-Mail senden, um die Konfiguration zu prüfen.

Zertifikat-Vorlage

Unter Einstellungen → Zertifikate können Sie den Text auf dem Zertifikat anpassen (Kopfzeile, Signaturblock, Footer). Platzhalter wie {name}, {modul}, {datum} werden automatisch ersetzt.

Sprachen

Unter Einstellungen → Sprachen aktivieren Sie Sprachen, die Mitarbeiter wählen können. Über Automatisch übersetzen (KI-gestützt) können Modul-Inhalte in alle aktiven Sprachen übersetzt werden.

CSV-Import

Navigation: Administration → CSV-Import

Importieren Sie viele Benutzer auf einmal:

Häufig gestellte Fragen

Kontakt & Support

Bei technischen Problemen oder Fragen, die in dieser Dokumentation nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an:

• E-Mail: info@train4safety.de
• Website: train4safety.de